Circa 400 Milliarden e-Mails werden weltweit geschrieben, davon circa 8,5 Milliarden in Deutschland.
Damit zählt Deutschland zu den Ländern mit dem weltweit höchsten e-Mail-Aufkommen.
Über 4 Millionen e-Mails werden pro Sekunde versendet und empfangen.
e-Mails sind nach wie vor einer der wichtigsten Kommunikationswege im digitalen Zeitalter, insbesondere seitdem e-Mails und Messages mobil von überall aus mit Smartphone und Tablet unkompliziert und schnell verschickt werden können.
Kein Wunder, dass neben der inhaltlichen und organisatorischen Gestaltung, deren Aufgaben zunehmend die künstliche Intelligenz übernimmt, aber folglich auch Sicherheit und Datenschutz der e-Mail-Kommunikation zu den besonders wichtigen Herausforderungen zählen.
E-Mail-Verschlüsselung und e-Mail-Archiverung, Identitäts- und Zugriffsmanagement, Spam- und Virenschutz, Digitale Signatur etc. sind wichtige Elemente eines umfassenden e-Mail-Management und Dokumenten-Management-Systems.
e-Mail-Programme, z.B. Outlook von Microsoft, GMail, dem Standard-Tool im e-Mail-Management von Google oder Mail von Apple sind neben zahlreichen i.d.R. werbefinanzierten e-Mail-Programmen ohne Abonnement längst in gängige Büro-Software-Lösungen, z.B. Lexware, integriert.
Im Zuge der Digitalisierung in Europa und Deutschland hat der Gesetzgeber mit der stufenweisen Einführung der e-Rechnung seit 2025 alle Unternehmen zu relevanten Sicherheitsmaßnahmen verpflichtet – zum Beispiel der GoBD-konformen e-Mail-Archivierung, um Manipulationen an der Originalität und den Inhalten zu verhindern.
Darüber hinaus empfiehlt es sich, einen Spam- und Virenschutz zu integrieren und durch e-Mail-Verschlüsselung ausgehende e-Mails sicher zu signieren und zu verschlüsseln, sowie eingehende e-Mails sicher prüfen und entschlüsseln zu können.
Zur Komplettierung eines e-Mail-Managements zählt außerdem ein sicherer Zugriff auf interne Anwendungen, Tools und Applikationen, insbesondere seitdem mobil und extern auf Datenbestände zugegriffen werden kann, stationäre und mobile Endgeräte synchronisiert werden und künstliche Intelligenz Einfluss auf den sog. Workflow nimmt.
Lösungsempfehlungen e-Mail Management
Neue Medien Partner und Business Partner sorgen für sicheres und einfaches eMail-Management inkl. Archivierung, Verschlüsselung, Digitale Signatur, Identitäts- und Zugriffsmanagement, Spam- und Virenschutz etc.
Lexware Büro-Software hat Outlook in den wichtigsten relevanten Prozessen soweit integriert, dass weitestgehend unbemerkt aus dem Programm heraus, e-Mails per HTML oder Outlook versendet werden können.
Die Kompatibilität zwischen den Programmen ist dabei technisch sichergestellt und wird laufend mit relevanten Updates technisch und inhaltlich auf dem neuesten Stand gehalten.
Doch gilt Outlook in Deutschland generell leider nicht als GoBD-konform, da u.a. Inhalte verändert werden können und somit Original-Dokumente nicht ordnungsgemäß abgespeichert werden können.
Daher empfehlen wir den Einsatz sog. DMS-Programme / Dokumenten Management Systeme und e-Mail Management Systeme.
DMS und EMMS sind professionelle Software-Lösungen zur digitalen Erfassung, Bearbeitung und Verwaltung und revisionssicheren Archivierung von Dokumenten
Lexware Archivierung
Lexware-Archivierung, die revisionssichere Archivierungssoftware wird standardmäßig, aber optional angeboten. Sie bietet höchste Datensicherheit und Schutz vor Datenverlust.
Besonderer Vorteil dieser herstellerseitigen Empfehlung ist eine Lexware- und GoBD- konformen Systempflege dieser e-Mail-Management-Lösung, sowie ein hoher Sicherheits-Standard. Der Datenfluss ist durchgängig integriert. Im Falle einer Betriebsprüfung o.ä. ist dieses für Lexware Kund*innen vorteilhaft, da Schnelligkeit und Sicherheit beim Workflow vereint sind.
Lexware archivierung kann im Programm direkt ausgewählt, getestet und bequem im Jahres-Abonnement aktiviert werden.
Weitere Informationen und Details finden sie direkt im Lexware-Programm, auf Youtube Lexware-Archiverung und auf Anfrage über Neue Medien Partner.
Alternativ-Lösungen
REDDOXX MailDepot
REDDOXX MailDepot ist eine kostengünstige und leistungsfähige Lösung zur e-Mail-Archivierung, welches aufwendiges Sortieren und Zuordnen überflüssig macht.
Dieses Volltext-indizierte System durchsucht ihre e-Mails und Text-Anhänge bequem und sicher in Sekunden.
Das rechtssichere, GoBD-konforme Programm zur e-Mail-Archiverung speichert alle e-Mails revisionssicher, TÜV-geprüft und mit zertifizierter Langzeitarchivierung.
Wichtig ist außerdem die einfache und intuitive Bedienung für Anwender*innen.
REDDOXX MailSealer
REDDOXX MailSealer ist eine Software-Lösung zur einfachen und sicheren e-Mail-Verschlüsselung.
Es unterstützt etablierte Standards zur Verschlüsselung und enthält ein Signatur- und e-Mail-Verschlüsselungs-Gateway eine REDDOXX Passphrase (MailSealer Light), ein zentrales, flexibel definierbares Regelwerk und einen integrierten Virenschutz, der sich mittels der REDDOXX Spam- und Virenschutz-Lösung noch erweitern lässt.
REDDOXX Spam- und Virenschutz
REDDOXX Spam- und Virenschutz ist für jeden Mailserver geeignet und spamfrei durch patentiertes CISS-Verfahren. Integriert in Outlook oder per Zugriff per Webbrowser und mobilen Geräten ist dieser zudem SMTP- und POP3-fähig; sodass weitere IMAP- und POP-Kontoeinstellungen bzw. Posteingangs und Postausgangs-Server integriert und weitestgehend virengeschützt synchronisiert werden können.
REDDOXX SimpleGate
REDDOXX SimpleGate ist ein optional erhältliches Tool für einfaches und sicheres Access Management. Es bietet sofortige VPN sowie SSL/TLS-Verschlüsselung sowie zusätzlichen Schutz durch 2-Faktor-Authentifizierung und Zugriffsberechtigungen. Zertifikate bleiben stets aktuell. Einrichtung und Zugriff sind innerhalb weniger Minuten möglich.
Alle o.a. Software-Empfehlungen können bequem und direkt über Neue Medien Partner im Vorteilsabonnement bezogen werden.
