Fit für die e-Rechnung!

Seit 2025 sind elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend. Doch was bedeutet das genau für Ihr Unternehmen?

Als Berater und Neue Medien Partner werde ich oft gefragt, was ist eigentlich ZUGFerD, eine digitale XRechnung oder e-Rechnung? … wann wird diese in Deutschland eingeführt? … ist diese auch für mich als kleines Unternehmen relevant? … wie funktioniert das eigentlich mit der e-Rechnung? … ist die Erstellung einer e-Rechnung kompliziert? … welche Formate sind üblich und vor allem GoBD-konform? … benötige ich eine spezielle Software? … wie binde ich Kunden, Steuerberatung, Behörden ein? … sind DATEV und ELSTER integriert? … was kostet der Versand einer digitalen e-Rechnung? etc.

… viel zu kompliziert, das mit der e-Rechnung?

Entwarnung! Bleiben Sie ganz einfach entspannt.

„Wir machen Sie fit für die e-Rechnung.“

Lösungen für kleine und mittlere Unternehmen existieren – Lexware hat die e-Rechnung in vielen Editionen bereits seit der Edition 2024 im Einsatz.

e-Rechnung ganz einfach machen!

Mit Veröffentlichung der neuen Edition und Updates ab Januar 2026 wird es weitere Neuerungen und zusätzliche Funktionen geben, welche die Bedienung vereinfachen, sodass elektronische Rechnungen in jedem Unternehmen ganz einfach empfangen, erstellt, verarbeitet und versendet werden können – und dass ohne Zusatzkosten plus gewohnter Sicherheit und Lexware-Kompetenz im Finanzbereich!

Ein Goodie für alle Lexware-Freunde: Der Marktführer im Bereich KMU hat sich für einen kostenlosen Versand von e-Rechnungen entschieden! Vorausschauend und definitiv kundenorientiert im zunehmenden Wettbewerb KI-gestützter Software-Lösungen.

Neue Medien Partner nebst Business Partner Lexware (Lexware Akademie) präsentieren auf dieser Sonderseite einige wichtige Informationen und passable Lösungen zum Thema e-Rechnung – unser Ziel lautet:

Wir machen Sie fit für die e-Rechnung!

Wichtiges übersichtlich im e-Book (Stand Anfang 2025) zum Online-Blättern

Mehr erfahren?

Beachten Sie jedoch, dass diese Informationen lediglich eines ersten groben Überblicks dienen soll, zukünftig nicht ausreichend gepflegt wird, daher nicht in jedem Punkt auf dem aktuellsten Stand der Entwicklung sein wird, keine juristische, steuerliche o.ä. Beratung darstellt und diese nicht ersetzen kann.

ERSTE ANPASSUNGEN BEREITS IN UMSETZUNG

Zwischenzeitlich kündigten sich bereits einige Korrekturen seitens der Gesetzgebung an. Und sehr schnell wurden konkrete Regelungen vereinbart und Planungsrelevanz geschaffen – auch zum Vorteil kleinerer Unternehmerinnen und Unternehmer. Hier einige Details und Empfehlungen:

Mit dem Wachstumschancengesetz wurden die Regelungen zur e-Rechnung gem. §14 UStG für Rechnungen nach dem 31.12.2024 neu gefasst. Und seit dem 01.01.2025 sind im Inland bei Umsätzen zwischen Unternehmen (B2B) regelmäßig elektronische Rechnungen zu verwenden – jedoch mit Ausnahmen und Übergangsregelungen.

Der Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V. informierte seine Mitglieder, dass es für Kleinunternehmer Erleichterungen geben wird. Dazu zählt u.a. auch, dass Kleinunternehmer von der Pflicht befreit werden, e-Rechnungen ausstellen zu müssen. Sicherlich eine Entlastung für alle KU’s, Solo’s, Freiberufler etc.

Unternehmen mit Umsätzen kleiner 50 Tsd Euro (22 Tsd Euro im Vorjahr, Werte sollen ab 2025 steigen) von zusätzlichem bürokratischen Aufwand entlastet werden, was dieser Zielgruppe mit wenig Mitarbeiter*innen oder gar Solo-Selbstständigen besonders zu schaffen macht.

Doch wie wird die Praxis aussehen? Denn es bleibt dabei, dass auch Kleinunternehmer ab Januar 2025 alle E-Rechnungen annehmen und irgendwie zweckgemäß verarbeiten (zwischenspeichern) müssen. Und das ist im Sinne unternehmerischer Verantwortung durchaus sinnvoll.

Vom Empfang von e-Rechnungen und den Grundsätzen der GoBD werden kleine Unternehmen folglich nicht befreit, müssen also elektronisch empfangene Rechnungen folglich GoBD-konform elektronisch unveränderbar zudem archivieren.

Bei denjenigen, die ihre Betriebsausgaben pauschal angeben, könnte dieser Aspekt in den Hintergrund treten.

Doch jeder, der e-Rechnungen steuerlich relevant werden lassen („Vorsteuer-Abzug“) will, muss mit zustellenden Unternehmen, Steuerkanzleien und Behörden digital kommunizieren können. Denn die Behörden akzeptieren i.d.R. Rechnungen im digitalen Format und haben dieses bereits vor langer Zeit angekündigt.

Das Gesetz hat bereits viele Schleifen gedreht, und es zwischenzeitlich wurde vieles beschlossen, verändert und einiges auch nicht umgesetzt. Es lohnt sich also, die Infos der Gesetzgeber auf deren Webseiten sowie Informationen in den sozialen Medien laufend zu verfolgen und bei Bedarf am besten fachmännische Beratung, z.B. eine Kanzlei hinzuzuziehen.

Empfehlung: Auch wenn eine Pflicht für Kleinunternehmer nicht gelten sollte, alle Unternehmer*innen müssen e-Rechnungen annehmen und frühzeitig eigenverantwortlich notwendige Voraussetzungen schaffen. Sie sollten den Umgang mit e-Rechnungen trainieren, sowie diese GoBD-konform verarbeiten, speichern bzw. archivieren und bei Bedarf versenden können.

Einige wichtige Erkenntnisse und Empfehlungen im Überblick*:

Bundesrat hat das Wachstumschancengesetz am 22.03.2024 verabschiedet. Änderungen des §14UStG zur Einführung der e-Rechnungspflicht in Deutschland sind am 1.1.25 in Kraft getreten.

Übergangsfristen bis 1.1.28 sind definiert. Einführung Elektronisches Steuer-Meldesystem kommt später.

E-Rechnungen im Privaten Sektor sind vorerst nicht erforderlich, jedoch im geschäftlichen Verkehr und im öffentlichen, behördlichen Sektor, ab einem Rechnungsbetrag über 250 Euro.

„Kleinbeträge“ bzw. Kleinbelege werden, wie gewohnt, unter „Kasse“ gebucht und digital verarbeitet. Und diese sind bei kleineren Unternehmen erfahrungsgemäß oft der Löwenanteil. Aber auch diese wollen doch i.d.R. am Jahresende abgeschrieben werden, ggf. als Sammelposten etc.

Nur e-Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug, ausgenommen Kleinstrechnungen, Fahrausweise etc.

Hinweis: Ab 2025 sollten inländische Unternehmen und Selbstständige in der Lage sein, Verträge und e-Rechnungen empfangen zu können, möglichst auch zu speichern und GoBD-konform zu archivieren, auch wenn eine Pflicht zur elektronischen Verarbeitung generell nicht besteht.

Wird die Annahme einer e-Rechnung verweigert oder ist man technisch hierzu nicht in der Lage, gibt es kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller!

Das Format XRechnung ist auf behördliche Kanäle (B2G) ausgerichtet.

XRechnung – basiert auf nicht lesbaren, unstrukturierten XML-Dateien, ohne Logo etc.

Behörden und öffentliche Auftraggeber, z.B. Finanzämter akzeptieren i.d.R. nur noch e-Rechnungen (derzeit XRechnung über ZRE/OZG-RE-Portale ). Eine Leitwege-ID des Auftraggebers wird zwingend benötigt, kann beim Auftraggeber angefordert werden.

Sowohl XRechnung, als auch ZUGFeRD (hybrid, lesbar), entsprechen der EU-Norm 16931 und werden als e-Rechnung anerkannt; auch andere europäische Formate, z.B. FatturaPA (Italien).

Prognose: Das ZUGFeRD-Format wird sich vermutlich durchsetzen, da dieses Hybridformat PDF und eingebettete XML-Dateien verarbeiten kann – für alle einfach lesbar und sichtbar (inkl. Logo im Firmendesign, Grafik, individuelle Schriften etc.) ist.

– Erstellung durch geeignete Software, z.B. Lexware oder Lexoffice möglich. ZUGFeRD 2.2 Extended ab 2025 nur für Schlussrechnungen mit Abschlag/Teilrechnungen.

Hinweis: Eine reine PDF-Datei ist keine „elektronische Rechnung“ im Sinne des Gesetzgebers!

Lexware bietet unter zahlreichen Alternativen zur e-Rechnung zwei Lösungen:

a) Lexware Office – cloud-basiert und einfach handelbar

b) Lexware Business Software (Financial Office und Buchhaltungsprogramme) – Datenbank-basiert und damit offen zur weiteren Nutzung und Anpassung.

Vorteil: Das e-Rechnungs-Format wird dabei direkt und individuell beim Kunden-Datensatz hinterlegt, was Flexibilität hinsichtlich der Übergangsregelungen mit mehreren Formaten und eine Stapelbuchung in Lexware (änderbar!) ermöglicht.

Im Folgenden habe ich einige Tipps zwecks Optimierung der Lexware-Anwendungen im Hinblick auf die Einführung e-Rechnung aufgeführt.

Tipp: Lexware hat e-Rechnungen bereits integriert (auch PDF signiert), hat in 2025 neue Funktionen, z.B. einen Viewer für XRechnungen bereitgestellt. Ausserden einen Belegassistenten – inkl. Beleganzeige, die neben wichtigen Informationen zu den elektronischen Rechnungsdaten, Eingangs- und Ausgangrechnung, zum Käufer und Verkäufer, auch wichtige Positionen der e-Rechnungs-Salden enthält, z.B. die Summe „Umsatzsteuer in Abrechnungswährung“, UmsSt-Kategorien, Zahlungsbedingungen … diese gelten als Beleg zum Vorsteuer-Abzug!

Und so gelingt es, auch Kleinunternehmen, Kund:innen in den zentralen Fokus zu rücken, und erst danach die Erfassung von Rechnungsbelegen zu optimieren!

Und dennoch Effizienz bei der Daten-Erfassung zu steigern, und zwar in den weiteren Prozessen durch Vermeidung von Doppelerfassung, unnötigem Arbeitsaufwand, aber Zugriffsmöglichkeit auf den eigenen Datenbestand.

Dieser bietet Optimierungsmöglichkeiten bei eigenen Geschäften, z.B. anhand klassischer Customer Centricity, Abc-Analysen etc.

Tipp: e-Rechnungs-Formate beim Versand per e-Mail sind (voraussichtlich*) für Lexware-Abonnent*innen kostenfrei!

Hinweis: Die Archivierung von e-Rechnungen, geschäftliche e-Mails etc. auf OneDrive, GoogleDrive etc. ist nicht GoBD-konform!

Erst-Registrierung ist Pflicht. Einige wichtige Hinweise sind zu beachten.

Sie müssen einen Account (nachträglich nicht änderbar!) und ein Service-Passwort zur Identifizierung (änderbar) einrichten. Danach Rechnungsanschrift, Bankverbindung und Telefonnummer (zwingend, bis dato nur Festnetz!) erfassen, denn sie werden später ihren Freischaltcode telefonisch per Rückruf erhalten, Nutzungs- und Lizenz-, Auftragsverarbeitungsvertrag bestätigen, registrieren (Tipp: warten, nicht mehrfach drücken!) und freischalten (Code notieren). Länderkürzel ist ein Pflichtfeld. Die erforderliche Leitwege-ID für XRechnungen stellen öffentliche Auftraggeber bereit.

Tipp: Organisieren sie ihre e-Mail-Postfächer in Windows neu. Richten Sie ein separates Eingangsrechnungskonto und Ordner für archivierungspflichtige Dokumente ein.

So behalten Sie den Überblick und sparen viel Zeit und Aufwand bei zukünftigen Anforderungen und neuen digitalen Herausforderungen in der Zukunft. Denn letztendlich wollen Sie als Unternehmer:in sich um ihr Business Development als Kernaufgabe zur Zukuftssicherung kümmern. Und nicht nur um e-Rechnungen, oder?

Tipp: Neue Medien Partner – Lösungen enthalten neben News und Tipps relevante Software-Angebote, z.B. Lexware inklusive e-Rechnungs-Tools für Erfassung, Verwaltung und Gratis-Versand, sowie optional GoBD-konforme Archivierungs-Programme, z.B. Lexware archivierung.

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Seit November 2024 werden die neuen Pro/Premium-Versionen ausgeliefert – inklusive zahlreicher neuer Funktionen rund um die e-Rechnung, z.B. ZUGFeRD 2.2 Extended, Gratis-Updates etc.

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