Fit für die e-Rechnung!
Ab 2025 sind elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend. Doch was bedeutet das genau für Ihr Unternehmen?
Als Berater und NeueMedien-Partner werde ich oft gefragt, was ist eigentlich eine digitale XRechnung oder e-Rechnung? … wann wird diese in Deutschland eingeführt? … ist diese auch für mich als kleines Unternehmen relevant? … wie funktioniert das eigentlich mit der e-Rechnung? … ist die Erstellung einer e-Rechnung kompliziert? … welche Formate sind üblich und vor allem GoBD-konform? … benötige ich eine spezielle Software? … wie binde ich Kunden, Steuerberatung, Behörden ein? … sind DATEV und ELSTER integriert? … was kostet der Versand einer digitalen e-Rechnung? etc.
Eine Lösung für kleine und mittlere Unternehmen existiert. Lexware hat die e-Rechnung in vielen Editionen bereits im Einsatz. Mit Veröffentlichung der neuen Edition und Updates 2025 wird es jedoch zahlreiche Neuerungen und zusätzliche Funktionen geben, welche die Bedienung erleichtern, damit elektronische Rechnungen in jedem Unternehmen ganz einfach erstellt, verarbeitet und versendet werden können – und ohne Zusatzkosten!
Neue Medien Partner und Lexware bieten mehrere Lösungen zur Auswahl, die im Folgenden dargestellt sind. Unser Ziel:
Wir machen Sie fit für die e-Rechnung!
Wichtiges übersichtlich im e-Book zum Online-Blättern
Sie möchten mehr erfahren?
E-RECHNUNGSTAG!
Am 20. September erhielten Neue Medien Partner Kund:innen und Vorteilsabonnent:innen gratis die Möglichkeit, an einem Online-Webinar der Lexware-Akademie teilzunehmen.
Dieser E-Rechnungstag schaffte Durchblick. Die Teilnehmer:innen wurden umfassend und praxisnah informiert.
Mehrere Expertinnen und Experten stellten die wichtigsten Fakten rund um das Thema E-Rechnung und die kommende E-Rechnungspflicht vor und erklärten, wie Sie diese Pflicht mit Ihrer Lexware-Software schnell und sicher umsetzen können. Zum Ende der Veranstaltung standen alle Referent:innen für individuelle, offene Fragen zur Verfügung.
ANPASSUNGEN GEPLANT
Doch kündigen sich zwischenzeitlich bereits einige Korrekturen seitens der Gesetzgebung an. Diesmal zum Vorteil kleinerer Unternehmerinnen und Unternehmer.
Der Verband der Gründer und Selbstständigen Deutschland e.V. informiert seine Mitglieder, dass es für Kleinunternehmer im nächsten Jahr Erleichterungen geben soll. Dazu zählt u.a. auch, dass Kleinunternehmer von der Pflicht befreit werden sollen, e-Rechnungen ausstellen zu müssen. Ein erfreuliches Ergebnis!
Es könnte Unternehmen mit Umsätzen kleiner 50 Tsd Euro (22 Tsd Euro im Vorjahr, Werte sollen ab 2025 steigen) von zusätzlichem bürokratischem Aufwand entlasten.
Doch wie wird wohl die Praxis aussehen? Denn es bleibt dabei, dass auch Kleinunternehmer ab Januar 2025 E-Rechnungen annehmen müssen. Und auch von den Grundsätzen der GoBD werden sie nicht befreit, müssen also elektronisch empfangene Rechnungen folglich GoBD-konform elektronisch unveränderbar archivieren.
Bei denjenigen, die ihre Betriebsausgaben pauschal angeben, könnte dieser Aspekt in den Hintergrund treten.
Das Gesetz hat bereits viele Schleifen gedreht, und es wäre mehr als irritierend und mit Planbarkeit unvereinbar, wenn dieses angesichts der aktuellen politischen Situation in der Bundesratssitzung am 22. November 2024 nicht beschlossen werden sollte.
Empfehlung: Auch wenn eine Pflicht für Kleinunternehmer nicht gelten sollte, alle Unternehmer:innen müssen frühzeitig die Voraussetzungen schaffen, und sollten den Umgang mit e-Rechnungen trainieren, diese verarbeiten, speichern und archivieren zu können.
Und jeder, der e-Rechnungen steuerlich relevant werden lassen (absetzen) will, muss mit zustellenden Unternehmen, Steuerkanzleien und Behörden kommunizieren können.
Einige wichtige Erkenntnisse und Empfehlungen im Überblick*:
Bundesrat hat das Wachstumschancengesetz am 22.03.2024 verabschiedet. Änderungen des §14UStG zur Einführung der e-Rechnungspflicht in Deutschland treten am 1.1.25 in Kraft.
Übergangsfristen bis 1.1.28 sind definiert. Einführung Elektronisches Steuer-Meldesystem kommt später.
E-Rechnungen sind im Privaten Sektor vorerst nicht erforderlich, jedoch im geschäftlichen Verkehr und im öffentlichen, behördlichen Sektor, ab einem Rechnungsbetrag über 250 Euro.
Hinweis: Ab 2025 sollten inländische Unternehmen, Selbstständige, einige Vereine und Verbände in der Lage sein, Verträge und e-Rechnungen empfangen zu können, möglichst auch zu speichern und GobD-konform zu archivieren, auch wenn eine Pflicht zur elektronischen Verarbeitung generell nicht besteht.
Denn nur e-Rechnungen berechtigen zum Vorsteuerabzug, ausgenommen Kleinstrechnungen, Fahrausweise etc.
Wird die Annahme einer e-Rechnung verweigert oder ist man technisch hierzu nicht in der Lage, gibt es kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller!
Sowohl ZUGFeRD, als auch XRechnung entsprechen der EU-Norm 16931 und werden als e-Rechnung anerkannt; auch andere europäische Formate, z.B. FatturaPA (Italien).
Behörden und öffentliche Auftraggeber, z.B. Finanzämter akzeptieren nur noch e-Rechnungen (derzeit XRechnung über ZRE/OZG-RE-Portale ). Eine Leitwege-ID des Auftraggebers wird zwingend benötigt, kann beim Auftraggeber angefordert werden.
XRechnung – basiert auf nicht lesbaren, unstrukturierten XML-Dateien, ohne Logo etc.
Tipp: Lexware hat e-Rechnungen bereits integriert (auch PDF signiert), wird ab 2025 neue Funktionen, z.B. einen Viewer für XRechnungen bereitstellen
Prognose: Das ZUGFeRD-Format wird sich daher vermutlich durchsetzen, da dieses Hybridformat PDF und eingebettete XML-Dateien verarbeiten kann – für alle einfach lesbar und sichtbar (inkl. Logo im Firmendesign, Grafik, individuelle Schriften etc.) ist.
– Erstellung durch geeignete Software, z.B. Lexware oder Lexoffice möglich. ZUGFeRD 2.2 Extended ab 2025 nur für Schlussrechnungen mit Abschlag/Teilrechnungen.
Tipp: e-Rechnungs-Formate beim Versand per e-Mail sind (voraussichtlich*) für Lexware-Abonnent*innen kostenfrei!
Hinweis: Eine reine PDF-Datei ist keine „elektronische Rechnung“ im Sinne des Gesetzgebers!
Hinweis: Die Archivierung von e-Rechnungen, geschäftliche e-Mails etc. auf OneDrive, GoogleDrive etc. ist nicht GoBD-konform!
Einfaches Vorgehen bei Erst-Registrierung und Anlage der e-Rechnung, einige Hinweise sind jedoch zu beachten.
Es müssen ein Account (nachträglich nicht änderbar!) und ein Service-Passwort zur Identifizierung (änderbar) angelegt werden. Danach Rechnungsanschrift, Bankverbindung und Telefonnummer (zwingend, bis dato nur Festnetz!) erfassen, Nutzungs- und Lizenz-, Auftragsverarbeitungsvertrag bestätigen, registrieren (Tipp: warten, nicht mehrfach drücken!) und freischalten (Code notieren). Länderkürzel ist ein Pflichtfeld. Die erforderliche Leitwege-ID für XRechnungen stellen öffentliche Auftraggeber bereit.
Tipp: Richten Sie ein separates Eingangsrechnungskonto und einen Ordner für archivierungspflichtige Dokumente ein. Organisieren sie ihre e-Mail-Postfächer ggf. neu und sparen sie somit viel Zeit und Aufwand.
Tipp: Neue Medien Partner – Lösungen enthalten neben News und Tipps relevante Software-Angebote, z.B. Lexware inklusive e-Rechnungs-Tools für Erfassung, Verwaltung und Gratis-Versand, sowie optional GoBD-konforme Archivierungs-Programme, z.B. Lexware archivierung
Gerne senden wir Ihnen weitere Informationen per e-Mail zu oder rufen Sie uns an!*
Falls Sie nicht die Gelegenheit hatten, an dem Webinar teilzunehmen, melden Sie sich bitte bei uns und fordern Sie nach einer kurzen Registrierung gratis relevante Teilnehmer-Unterlagen an.
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Ab November 2024 werden die neuen Pro/Premium-Versionen ausgeliefert – inklusive zahlreicher neuer Funktionen rund um die e-Rechnung, z.B. ZUGFeRD 2.2 Extended.
2. Taxman legen wir als Huckepack-Angebot im Vorteilsabonnement gratis drauf – für die private Steuererklärung, weitere Steuer-Infos und noch mehr Vorteile.
3. Zur GoBD-konformen Archivierung ihrer e-Rechnungen, geschäftlichen e-Mails etc. bieten wir optional Lexware archivierung und weitere DMS-Lösungen an.
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