Für alle Unternehmen, auch kleine Unternehmen und Selbstständige ist die unveränderbare, also GoBD-konforme Sicherung von Geschäftsdaten, geschäftlicher E-Mails, Korrespondenz, Verträge etc. wichtig, insbesondere seit Einführung der e-Rechnung.
DMS – Dokumenten Management System
Um die Verwaltung von Firmendokumenten GoBD-konform zu digitalisieren und zu archivieren, gibt es sog. Dokumenten-Management-Systeme.
Was ist das eigentlich? Wozu benötigen Unternehmer:innen ein DMS?
Wie der Name schon sagt, hilft eine Archivierungssoftware Unternehmen dabei, sämtliche betrieblichen Dokumente digital abzulegen.
Dazu gehören laut GoBD z.B. Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder Geschäftsbriefe.
Eine spezialisierte Software unterstützt bei der Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und Aufbewahrungspflichten. Unternehmen sind damit u.a. auf eine Betriebsprüfung vorbereitet.
Auch geschäftliche digitale e-Mails sind, wie eh und je die Geschäftsbriefe in Papierform, zu archivieren – früher im Stahlschrank, heute digital im DMS.
Lösungsempfehlung Lexware archivierung
Marktführer Lexware empfiehlt seinen Abonnent:innen die eigene, im Programm Service Center integrierte Lösung, zur digitalen Archivierung
Lexware archivierung in drei Schritten startklar (Youtube, Lexware, 2024)
Leistungen und Vorteile von Lexware archivierung im Überblick:
1) Revisionssichere Archivierung (siehe HGB-Vorschriften zu Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Schutz vor Verlust, Nachvollziehbarkeit etc.)
2) Automatische Belegarchivierung per Synchronisierung
3) Aktivitätenprotokoll zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen
4) Höchste Datensicherheit und Speicherung in deutschen Hochsicherheitszentren
5) Ordnerübergreifende Volltextsuche
6) OCR zur automatischen Texterkennung der erfassten Dokumente
7) Mobiler Datenzugriff über Tablet, Smartphone (App für iOS) oder Laptop
8) Gleichzeitiger Zugriff mehrerer User auf das digitale Archiv
9) Schnittstellen zur komfortablen Datenübertragung (z.B. bei Steuerprüfungen)
10) Kompatibel auch für Apple Mac OS Systeme
Neu: Edition Lexware archivierung 2025
Lexware archivierung gibt es seit April 2025 in einer neuen, quasi komplett überarbeiteten Software-Edition, die über Gold- und Silber-Partner Lexware sowie über Lexware-Fachhandelspartner, vertrieben wird.
Zum erleichterten Einstieg in diese Lösung gibt es bis 30. Juni 2025 einen Starter-Vorteil für Neue Medien Partner – Vorteilsabonnent:innen
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Startpaket Inklusive 2 User:innen und 5 GB Speicher
*Gültigkeit: 12 Monate ab Kauf
für Editionen Lexware buchhaltung, Lexware faktura+auftrag,
Lexware warenwirtschaft und Lexware financial office (jeweils in allen Varianten)
Weitere Starter-Vorteile auf Anfrage.
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Bestellanfrage / Individuelles Angebot – Bestellanfrage/Angebot über NeueMedien24.com einholen oder direkt per ey-Mail bestellen.
Zugangsdaten
Nach ihrer Bestellung erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail. Die Zugangsdaten werden Ihnen in einer separaten E-Mail zugesendet. Mit Ihren Zugangsdaten können Sie Lexware archivierung sofort nutzen bzw. ihre Lexware Software per Online-Link hochladen.
User und Speicherplatz*
Standardmäßig stehen Ihnen 2 Arbeitsplatz-Lizenzen und 5 GB Speicherplatz zur Verfügung. Bei Bedarf können Sie direkt in der Software weitere User anlegen und/oder den Speicherplatz erhöhen (kostenpflichtig*).
Laufzeit*
Mindestens 12 Monate gilt der Aktionspreis, danach für Bestandskund:innen der Normalpreis des Herstellers.
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*Stand Mai 2025. Unverbindliche Preise können sich zwischenzeitlich ändern. Weitere detaillierte Informationen auf Anfrage.