Für alle Unternehmen, auch Kleinst- und kleine Unternehmen sowie Selbstständige ist die unveränderbare, also GoBD-konforme Sicherung von Geschäftsdaten, geschäftlicher E-Mails, Korrespondenz, Verträge etc. wichtig, insbesondere mit Einführung der e-Rechnung ab 2025!

Daher haben wir Ihnen einige weitere Infos zu diesem Thema bereitgestellt:

DMS – Dokumenten Management System

Um die Verwaltung der Firmendokumente zu digitalisieren, gibt es Dokumenten-Management-Systeme, z.B. Lexware Archivierung, easy Software und weitere.

Was ist das eigentlich? Wozu benötigen Unternehmer:innen ein DMS?

Wie der Name schon sagt, hilft eine Archivierungssoftware Unternehmen dabei, sämtliche betrieblichen Dokumente digital abzulegen.

Dazu gehören laut den GoBD zum Beispiel Angebote, Rechnungen, Lieferscheine oder Geschäftsbriefe.

Eine spezialisierte Software unterstützt Sie bei der Erfüllung der Anforderungen und Ihrer Aufbewahrungspflicht. So sind sie garantiert auf eine Betriebsprüfung vorbereitet.

Lesen Sie im folgenden Artikel, was genau man unter einem DMS versteht und warum sich ein solches System für Unternehmer:innen lohnen kann:

Auch geschäftliche digitale e-Mails müssen, wie eh und je die Geschäftsbriefe in Papierform, archiviert werden – früher im Stahlschrank, heute digital in einem DMS.

Empfehlung

Lexware empfiehlt seinen Abonnent:innen eine eigene, im Programm Service Center integrierte Lösung, zur digitalen Archivierung

Lexware archivierung

Lexware archivierung in drei Schritten startklar (Youtube, Lexware)

Alle Leistungen von Lexware archivierung im Überblick:

1) Revisionssichere Archivierung (siehe HGB-Vorschriften zu Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Schutz vor Verlust, Nachvollziehbarkeit etc.)

2) Automatische Belegarchivierung per Synchronisierung

3) Aktivitätenprotokoll zur Nachvollziehbarkeit von Änderungen

4) Höchste Datensicherheit und Speicherung in deutschen Hochsicherheitszentren

5) Ordnerübergreifende Volltextsuche

6) OCR zur automatischen Texterkennung der erfassten Dokumente

7) Mobiler Datenzugriff über Tablet, Smartphone (App für iOS) oder Laptop

8) Gleichzeitiger Zugriff mehrerer User auf das digitale Archiv

9) Schnittstellen zur komfortablen Datenübertragung (z.B. bei Steuerprüfungen)

10) Kompatibel auch für Apple Mac OS Systeme

Lexware archivierung wird über Lexware Fachhandelspartner vertrieben.

Sie können Lexware archivierung folglich ab sofort über Neue Medien Partner | Neue Medien 24 buchen und einen Monat vorab testen!

So einfach geht`s:

Zugangsdaten
Nach der Bestellung erhalten Sie eine Bestätigung per E-Mail. Die Zugangsdaten senden wir Ihnen in einer separaten E-Mail zu. Mit Ihren Zugangsdaten können Sie Lexware archivierung sofort einsetzen.
User und Speicherplatz
Standardmäßig stehen Ihnen 2 Benutzer (User) und 5 GB Speicherplatz zur Verfügung. Bei Bedarf können Sie direkt in der Software weitere User anlegen und/oder den Speicherplatz erhöhen (jeder weitere User kostet 12,90 €/mtl., jede weitere 5 GB kosten 14,90 €/mtl., Preise zzgl. MwSt.*).
Test und Laufzeit
Im ersten Monat, können Sie Lexware archivierung in aller Ruhe kostenlos ausprobieren. Die Testzeit beginnt mit Zustellung der Zugangsdaten. Wenn Sie sich vor Ablauf des Testmonats nicht bei Lexware melden, geht der Bezug automatisch in eine Mindestlaufzeit von einem Jahr über. Nach Ablauf der Laufzeit, verlängert sich der Bezug automatisch um ein weiteres Jahr. Eine Kündigung ist jederzeit möglich und wird jeweils zum Ende der jeweiligen Laufzeit wirksam.

Wir würden uns freuen, wenn Sie diesen Service zu günstigen Konditionen in Anspruch nehmen möchten!

*Stand Jan 2025. Unverbindl. Preise können sich zwischenzeitlich ändern